IT Outsourcing

Outsourcing hat sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten als probates sowie überaus beliebtes Mittel zur Einsparung von zeitlichen und finanziellen Ressourcen entwickelt. Mittlerweile profitieren längst nicht mehr nur große oder international agierende Unternehmen vom Prinzip der ausgelagerten Arbeitsbereiche, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen. Das A und O bei einem erfolgreichen Outsourcing ist die optimale Vorbereitung der Zusammenarbeit mit den über die Ausgliederung angeschlossenen Unternehmen. Nur wenn die Zusammenarbeit in ihren Richtlinien gut abgesteckt ist und sämtliche Spielräume vorab definiert sind, kann das Outsourcing für das eigene Unternehmen eine Bereicherung sein.

Typische Bereiche, die oftmals aus dem eigenen Unternehmensbetrieb ausgelagert werden, sind die Buchhaltung, verschiedene Produktionsschritte oder aber auch die IT Services. Gerade in diesem Bereich fällt es mittelständigen und kleinen Unternehmen häufig schwer, sämtliche Arbeiten von der Standardbelegschaft überwachen zu lassen. Dies liegt zum einen daran, dass diese Mitarbeiter in Bezug auf IT Belange häufig gar nicht ausgebildet sind und auch die technischen Voraussetzungen nur selten zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund ist das IT Outsourcing häufig eine günstige und zeitsparende Alternative. Vorausgesetzt wird hierbei allerdings auch, dass die Rahmenbedingungen und Richtlinien klar definiert sind.

Warum IT Outsourcing?

Die Ansprüche an die digitale Verfügbarkeit steigen auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, selbst wenn diese per se gar nichts mit dem Internet zu tun haben. Auch ein kleiner Handwerksbetrieb mit zwei oder drei Angestellten sollte heutzutage über eine eigene Webseite, ein Blog oder gar einen Online-Shop verfügen. IT Outsourcing - Service ManagementFür die festangestellten Mitarbeiter dieses Handwerkers ergibt sich an dieser Stelle ein Problem – sie sind im Umgang mit IT Solutions aller Voraussicht nach nicht geschult und der Handwerker kann überdies auch die notwendigen technischen Mittel nicht zur Verfügung stellen, um einen derartigen Internetauftritt zu gestalten.

Doch neben dem Know-how sowie den notwendigen technischen Geräten, ist es auch der Zeitfaktor, der für den exemplarischen Handwerker eine nicht unerhebliche Rolle spielen dürfte. Einer seiner Mitarbeiter muss ständig darauf achten, dass die eigene Präsentation auf dem neusten Stand ist, Datenschutzrichtlinien müssen eingehalten werden, die Kundensicherheit sollte stets gewährleistet sein. Weitere rechtliche Aspekte, die beispielsweise Copyright oder ähnliches betreffen, kommen noch hinzu. Je nachdem um welches Unternehmen es sich handelt, können viele weitere Faktoren eine Rolle spielen, die es für ein durchschnittliches Unternehmen ohne eigene IT Abteilung beinahe schon unmöglich werden lassen, den IT Service ihres Unternehmens wirtschaftlich und ohne Nachteile im eigenen Unternehmen zu belassen. Schließlich geht es in den meisten Fällen nicht nur um die beinahe schon banale Repräsentation des eigenen Unternehmens, sondern bisweilen auch um die Berechnung und Verarbeitung von unzähligen Daten, den Bereich der Wartung sowie die verschiedenen Schutzmechanismen, die vorsorglich gegen diverse Viren oder Angriffe von Hackern installiert werden müssen.

Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Menschen dazu, ihre verschiedenen IT Angelegenheiten den sogenannten Managed Services zu überlassen.

Wie lauten die IT Outsourcing Vorteile?

Die beiden wichtigsten IT Outsourcing Vorteile in diesem Bereich sind bereits im oberen Abschnitt genannt worden. Trotzdem sollen diese noch einmal in Verbindung mit anderen klassischen IT Outsourcing Vorteilen genannt werden:

  • Ersparnis in Bezug auf Zeit
  • Ersparnis in Bezug auf Kosten
  • stets optimal geschulte Mitarbeiter
  • technische Mittel müssen nicht angeschafft werden
  • gesetzliche Richtlinien sind klar
  • neuste Software steht zur Verfügung
  • einheitliche Abrechnung bringt Übersicht
  • Beratungen helfen weitere Posten einzusparen

Während die Posten der ersparten Zeit, der ausbleibenden Anschaffung von technischen Mitteln sowie der reduzierten Kosten auf den ersten Blick gut verständlich sind, könnten sich für unerfahrene Interessierte bei den anderen Punkten ein paar Fragen ergeben. Diese sollen nachfolgend in aller Kürze geklärt werden.

Pro und Contra ListeWährend es im eigenen Unternehmen meist keinen oder nur wenige Mitarbeiter gibt, die in Bezug auf den Umgang mit den IT System ausreichend geschult sind, kann immer dann, wenn eine auswärtige IT Firma für dieselben Arbeiten engagiert wird, davon ausgegangen werden, dass die dortigen Mitarbeiter wissen, was sie tun. Weiterhin steht ihnen die neuste Software bzw. auch die modernste Hardware zur Verfügung, um die verschiedenen Aufgaben, die vom kleinen oder mittelständischen Unternehmen an sie herangetragen werden, zu absolvieren. In bestimmten Punkten kann die IT Firma außerdem auch eine beratende Position einnehmen. Auf diese Weise können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, die im Bereich der IT eventuell weitere Kosten einsparen können. Exemplarisch könnte hierfür die einmalige Anschaffung eines bestimmten Programms gelten, welches beispielsweise in der Lage ist, verschiedene Arbeitsschritte miteinander zu kombinieren, wodurch letztendlich eine erneute Zeit- und folglich auch Kostenersparnis auftritt. Auch verfügen die Mitarbeiter der IT Firma über das notwendige Knowhow für den Umgang mit sensiblen Kundendaten sowie rechtlichen Gegebenheiten. Eine einheitliche Abrechnung, bei welcher die IT Firma genau diejenigen Posten aufzählt, an denen gearbeitet wurde, schafft außerdem Überblick für den Unternehmer, da derartige Abrechnungen und Aufstellungen bei kleinen Abteilungen im eigenen Unternehmen oftmals nicht erstellt werden oder unter den Tisch fallen.

Gibt es beim IT Outsourcing Nachteile?

Ähnlich wie bei den anderen Arten von Outsourcing können auch beim IT Outsourcing unter Umständen verschiedene Nachteile entstehen. Diese hängen in erster Linie damit zusammen, dass der Unternehmer, der eine bestimmte Abteilung aus seinem Unternehmen ausgliedert, ein Stück weit auch die Kontrolle über eben diese Abteilung abgibt. Verschiedene Prozesse und Abläufe können nun nicht mehr direkt von ihm eingesehen werden, wer sich nicht ausreichend absichert, kann am Ende in Teufels Küche gelangen. Denn auch wenn ein Unternehmer eine IT Firma mit dem IT Sourcing beauftrag, ist der Unternehmer selbst letztendlich noch immer für das haftbar, was die IT Firma in seinem Namen fabriziert. Gehen beispielsweise Kundendaten durch eine Nachlässigkeit der IT Firma verloren oder werden unbefugt an Dritte weitergeleitet, so muss der Unternehmer selbst für eventuell entstandenen Schaden haften.

Aus diesem Grund ist es für den Unternehmer unbedingt angeraten, die Zusammenarbeit mit der IT Firma hinsichtlich aller möglichen Eventualitäten abzusichern. Denn nur wenn eine IT Firma sich vertragswidrig verhält, kann der Unternehmer sie letztendlich auch haftbar machen. Wer nur einen laschen Vertrag aufsetzt und der IT Firma dementsprechend freie Hand lässt, darf sich später nicht wundern, wen er letztendlich nicht das bekommt, was er erwartet hat. Dies gilt in allen Bereichen des Dienstleistungssektors und ist kein Phänomen, welches sich speziell auf das IT Outsourcing beschränkt.

Welche Faktoren sollten sonst noch bedacht werden?

Wer auf der Suche nach einer gewinnbringenden Lösung für das IT Outsourcing ist, der sollte sich, wie bereits erwähnt, um eine möglichst genaue Festlegung der Details der Zusammenarbeit in einem schriftlichen Vertrag kümmern. Weitere Faktoren, die von Anfang an unbedingt berücksichtigt werden sollten beziehen sich auf:

  • die Erreichbarkeit der IT Firma
  • Möglichkeiten der Vertragskündigung
  • die Kompatibilität der Programme
  • Aktualisierungen müssen gegeben sein

Der erste Punkt dieser Auflistung sollte jedem Unternehmer klar sein: Eine IT Firma, die sich um sämtliche Belange des eigenen Unternehmenskümmert, muss möglichst jederzeit erreicht werden können. Verschiedene Probleme können im allgemeinen Betrieb immer wieder ohne Vorwarnung auftauchen und müssen dann schnellstmöglich aus der Welt geschafft werden. Je besser die zuständige Firma erreicht werden kann und je unkomplizierter die Kommunikation stattfindet, umso schneller ist dies möglich. Gerade bei IT Firmen, die im Ausland sitzen, werden zwar häufig verschiedene Kosten eingespart, gleichzeitig erschwert sich die Kommunikation jedoch beispielsweise aufgrund einer möglichen Zeitverschiebung.

Des Weiteren sollten im schriftlichen Vertrag die Konditionen für eine eventuelle Kündigung fixiert sein: Welche Inhalte, Software und sonstige Daten gehen automatisch in den Besitz des Unternehmers über, wie gelangt er an die Daten und wie wird es möglich mithilfe dieser Daten beispielsweise an einen anderen Dienstleister herantreten zu können? Damit Unternehmer sich nicht irgendwann mit einem gewaltigen Berg an Problemen konfrontiert sehen, sobald die Zusammenarbeit mit einer einmal erwählten IT Firma aus welchen Gründen auch immer nicht mehr funktioniert, sollten derartige Punkte unbedingt vorab geklärt werden.

Dasselbe gilt selbstverständlich für das allgemeine Leistungspaket. Wer beispielsweise mit unterschiedlichen Betriebssystemen oder anderen Softwarelösungen arbeitet, muss die Kompatibilität sicherstellen. Aktualisierungen müssen von Seiten der IT Firma automatisch erfolgen, um gewährleisten zu können, dass der IT Bereich des betreffenden Unternehmens auch wirklich immer auf dem neusten Stand ist. Nur wenn all diese Punkte berücksichtig werden, kann das IT Outsourcing zu einem gewinnbringenden Stützpfeiler des eigenen Erfolgs werden.

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