IT Outsourcing

Outsourcing hat sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten als probates sowie überaus beliebtes Mittel zur Einsparung von zeitlichen und finanziellen Ressourcen entwickelt. Mittlerweile profitieren längst nicht mehr nur große oder international agierende Unternehmen vom Prinzip der ausgelagerten Arbeitsbereiche, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen. Das A und O bei einem erfolgreichen Outsourcing ist die optimale Vorbereitung der Zusammenarbeit mit den über die Ausgliederung angeschlossenen Unternehmen. Nur wenn die Zusammenarbeit in ihren Richtlinien gut abgesteckt ist und sämtliche Spielräume vorab definiert sind, kann das Outsourcing für das eigene Unternehmen eine Bereicherung sein.

Typische Bereiche, die oftmals aus dem eigenen Unternehmensbetrieb ausgelagert werden, sind die Buchhaltung, verschiedene Produktionsschritte oder aber auch die IT Services. Gerade in diesem Bereich fällt es mittelständigen und kleinen Unternehmen häufig schwer, sämtliche Arbeiten von der Standardbelegschaft überwachen zu lassen. Dies liegt zum einen daran, dass diese Mitarbeiter in Bezug auf IT Belange häufig gar nicht ausgebildet sind und auch die technischen Voraussetzungen nur selten zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund ist das IT Outsourcing häufig eine günstige und zeitsparende Alternative. Vorausgesetzt wird hierbei allerdings auch, dass die Rahmenbedingungen und Richtlinien klar definiert sind.

Warum IT Outsourcing?

Die Ansprüche an die digitale Verfügbarkeit steigen auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, selbst wenn diese per se gar nichts mit dem Internet zu tun haben. Auch ein kleiner Handwerksbetrieb mit zwei oder drei Angestellten sollte heutzutage über eine eigene Webseite, ein Blog oder gar einen Online-Shop verfügen. IT Outsourcing - Service ManagementFür die festangestellten Mitarbeiter dieses Handwerkers ergibt sich an dieser Stelle ein Problem – sie sind im Umgang mit IT Solutions aller Voraussicht nach nicht geschult und der Handwerker kann überdies auch die notwendigen technischen Mittel nicht zur Verfügung stellen, um einen derartigen Internetauftritt zu gestalten.

Doch neben dem Know-how sowie den notwendigen technischen Geräten, ist es auch der Zeitfaktor, der für den exemplarischen Handwerker eine nicht unerhebliche Rolle spielen dürfte. Einer seiner Mitarbeiter muss ständig darauf achten, dass die eigene Präsentation auf dem neusten Stand ist, Datenschutzrichtlinien müssen eingehalten werden, die Kundensicherheit sollte stets gewährleistet sein. Weitere rechtliche Aspekte, die beispielsweise Copyright oder ähnliches betreffen, kommen noch hinzu. Je nachdem um welches Unternehmen es sich handelt, können viele weitere Faktoren eine Rolle spielen, die es für ein durchschnittliches Unternehmen ohne eigene IT Abteilung beinahe schon unmöglich werden lassen, den IT Service ihres Unternehmens wirtschaftlich und ohne Nachteile im eigenen Unternehmen zu belassen. Schließlich geht es in den meisten Fällen nicht nur um die beinahe schon banale Repräsentation des eigenen Unternehmens, sondern bisweilen auch um die Berechnung und Verarbeitung von unzähligen Daten, den Bereich der Wartung sowie die verschiedenen Schutzmechanismen, die vorsorglich gegen diverse Viren oder Angriffe von Hackern installiert werden müssen.

Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Menschen dazu, ihre verschiedenen IT Angelegenheiten den sogenannten Managed Services zu überlassen.

IT Outsourcing

Wie lauten die IT Outsourcing Vorteile?

Die beiden wichtigsten IT Outsourcing Vorteile in diesem Bereich sind bereits im oberen Abschnitt genannt worden. Trotzdem sollen diese noch einmal in Verbindung mit anderen klassischen IT Outsourcing Vorteilen genannt werden:

  • Ersparnis in Bezug auf Zeit
  • Ersparnis in Bezug auf Kosten
  • stets optimal geschulte Mitarbeiter
  • technische Mittel müssen nicht angeschafft werden
  • gesetzliche Richtlinien sind klar
  • neuste Software steht zur Verfügung
  • einheitliche Abrechnung bringt Übersicht
  • Beratungen helfen weitere Posten einzusparen

Während die Posten der ersparten Zeit, der ausbleibenden Anschaffung von technischen Mitteln sowie der reduzierten Kosten auf den ersten Blick gut verständlich sind, könnten sich für unerfahrene Interessierte bei den anderen Punkten ein paar Fragen ergeben. Diese sollen nachfolgend in aller Kürze geklärt werden.

Pro und Contra ListeWährend es im eigenen Unternehmen meist keinen oder nur wenige Mitarbeiter gibt, die in Bezug auf den Umgang mit den IT System ausreichend geschult sind, kann immer dann, wenn eine auswärtige IT Firma für dieselben Arbeiten engagiert wird, davon ausgegangen werden, dass die dortigen Mitarbeiter wissen, was sie tun. Weiterhin steht ihnen die neuste Software bzw. auch die modernste Hardware zur Verfügung, um die verschiedenen Aufgaben, die vom kleinen oder mittelständischen Unternehmen an sie herangetragen werden, zu absolvieren. In bestimmten Punkten kann die IT Firma außerdem auch eine beratende Position einnehmen. Auf diese Weise können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, die im Bereich der IT eventuell weitere Kosten einsparen können. Exemplarisch könnte hierfür die einmalige Anschaffung eines bestimmten Programms gelten, welches beispielsweise in der Lage ist, verschiedene Arbeitsschritte miteinander zu kombinieren, wodurch letztendlich eine erneute Zeit- und folglich auch Kostenersparnis auftritt. Auch verfügen die Mitarbeiter der IT Firma über das notwendige Knowhow für den Umgang mit sensiblen Kundendaten sowie rechtlichen Gegebenheiten. Eine einheitliche Abrechnung, bei welcher die IT Firma genau diejenigen Posten aufzählt, an denen gearbeitet wurde, schafft außerdem Überblick für den Unternehmer, da derartige Abrechnungen und Aufstellungen bei kleinen Abteilungen im eigenen Unternehmen oftmals nicht erstellt werden oder unter den Tisch fallen.

Gibt es beim IT Outsourcing Nachteile?

Ähnlich wie bei den anderen Arten von Outsourcing können auch beim IT Outsourcing unter Umständen verschiedene Nachteile entstehen. Diese hängen in erster Linie damit zusammen, dass der Unternehmer, der eine bestimmte Abteilung aus seinem Unternehmen ausgliedert, ein Stück weit auch die Kontrolle über eben diese Abteilung abgibt. Verschiedene Prozesse und Abläufe können nun nicht mehr direkt von ihm eingesehen werden, wer sich nicht ausreichend absichert, kann am Ende in Teufels Küche gelangen. Denn auch wenn ein Unternehmer eine IT Firma mit dem IT Sourcing beauftrag, ist der Unternehmer selbst letztendlich noch immer für das haftbar, was die IT Firma in seinem Namen fabriziert. Gehen beispielsweise Kundendaten durch eine Nachlässigkeit der IT Firma verloren oder werden unbefugt an Dritte weitergeleitet, so muss der Unternehmer selbst für eventuell entstandenen Schaden haften.

Aus diesem Grund ist es für den Unternehmer unbedingt angeraten, die Zusammenarbeit mit der IT Firma hinsichtlich aller möglichen Eventualitäten abzusichern. Denn nur wenn eine IT Firma sich vertragswidrig verhält, kann der Unternehmer sie letztendlich auch haftbar machen. Wer nur einen laschen Vertrag aufsetzt und der IT Firma dementsprechend freie Hand lässt, darf sich später nicht wundern, wen er letztendlich nicht das bekommt, was er erwartet hat. Dies gilt in allen Bereichen des Dienstleistungssektors und ist kein Phänomen, welches sich speziell auf das IT Outsourcing beschränkt.

Welche Faktoren sollten sonst noch bedacht werden?

Wer auf der Suche nach einer gewinnbringenden Lösung für das IT Outsourcing ist, der sollte sich, wie bereits erwähnt, um eine möglichst genaue Festlegung der Details der Zusammenarbeit in einem schriftlichen Vertrag kümmern. Weitere Faktoren, die von Anfang an unbedingt berücksichtigt werden sollten beziehen sich auf:

  • die Erreichbarkeit der IT Firma
  • Möglichkeiten der Vertragskündigung
  • die Kompatibilität der Programme
  • Aktualisierungen müssen gegeben sein

Der erste Punkt dieser Auflistung sollte jedem Unternehmer klar sein: Eine IT Firma, die sich um sämtliche Belange des eigenen Unternehmenskümmert, muss möglichst jederzeit erreicht werden können. Verschiedene Probleme können im allgemeinen Betrieb immer wieder ohne Vorwarnung auftauchen und müssen dann schnellstmöglich aus der Welt geschafft werden. Je besser die zuständige Firma erreicht werden kann und je unkomplizierter die Kommunikation stattfindet, umso schneller ist dies möglich. Gerade bei IT Firmen, die im Ausland sitzen, werden zwar häufig verschiedene Kosten eingespart, gleichzeitig erschwert sich die Kommunikation jedoch beispielsweise aufgrund einer möglichen Zeitverschiebung.

Des Weiteren sollten im schriftlichen Vertrag die Konditionen für eine eventuelle Kündigung fixiert sein: Welche Inhalte, Software und sonstige Daten gehen automatisch in den Besitz des Unternehmers über, wie gelangt er an die Daten und wie wird es möglich mithilfe dieser Daten beispielsweise an einen anderen Dienstleister herantreten zu können? Damit Unternehmer sich nicht irgendwann mit einem gewaltigen Berg an Problemen konfrontiert sehen, sobald die Zusammenarbeit mit einer einmal erwählten IT Firma aus welchen Gründen auch immer nicht mehr funktioniert, sollten derartige Punkte unbedingt vorab geklärt werden.

Dasselbe gilt selbstverständlich für das allgemeine Leistungspaket. Wer beispielsweise mit unterschiedlichen Betriebssystemen oder anderen Softwarelösungen arbeitet, muss die Kompatibilität sicherstellen. Aktualisierungen müssen von Seiten der IT Firma automatisch erfolgen, um gewährleisten zu können, dass der IT Bereich des betreffenden Unternehmens auch wirklich immer auf dem neusten Stand ist. Nur wenn all diese Punkte berücksichtig werden, kann das IT Outsourcing zu einem gewinnbringenden Stützpfeiler des eigenen Erfolgs werden.

IT Outsourcing

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Welcher Typ von Outsourcing-Dienstleister darf´s denn sein?

Das kommt darauf an, was Sie von ihm wollen, denn viele Outsourcing-Dienstleister haben sich auf einen kleinen und fest umrissenen Einsatzbereich spezialisiert. Der im Englischen auch Application Service Provider (ASP) genannte Anwendungsdienstleister beispielsweise tummelt sich am liebsten im Netz. Dort bietet er einen Rundum-Service für zumeist nur eine einzige IT-Anwendung an. Dies kann beispielsweise eine Buchhaltungssoftware sein, mit der der Dienstleister die Buchhaltung des Auftraggebers jederzeit abrufbar online erledigt. Die Software bleibt im Besitz des ASP, das auftraggebende Unternehmen tritt als Mieter auf.

Ähnlich verhält es sich mit den Managed Services. Dabei handelt es sich ebenfalls um einen IT-Dienstleister, der aber eine stark abgegrenzte und vertraglich fixierte Leistung im IT- oder Kommunikationsbereich erbringt. Typischerweise sind dies IT-Wartungs- oder Serviceverträge, welche die Geräte auf dem neuesten Stand halten. Vorteil dieses vergleichsweise teuren Outsourcing-Typs ist, dass die Zuverlässigkeit und Aktualität der betreuten IT- und Kommunikationssysteme stets gewährleistet ist, ohne dass sich das Unternehmen darum kümmern muss.

Noch mehr Outsourcing-Dienstleister-Geschäftsmodelle

Das Out-Servicing bezeichnet eine Sonderform des Outsourcing Personalmanagements. Hier geht es nur darum, Kundendienst-relevante Geschäftsprozesse örtlich und personell zu separieren und teilweise auf den Outsourcing-Dienstleister zu übertragen. Dazu gehören beispielsweise im Ausland ansässige Call-Center aller Art. Outtasking nennt sich eine abgemilderte Form des Outsourcings. Hier überträgt der Auftraggeber zwar ebenfalls bestimmte Aufgaben an einen Dienstleister, behält dabei aber in jeder Hinsicht die volle Prozesskontrolle; etwa bezüglich der Vorgehensweise, des Ablaufs und des Personals.

Fast genau das Gegenteil sind das Business Process Outsourcing und das Comprehensive Outsourcing. Bei Beiden werden gleich ganze Unternehmensteile komplett ausgelagert. Zumeist geht es dabei um Servicestellen, Telefonzentralen oder IT-affine Bereiche. Praktisch dasselbe gilt auch für das Knowledge Process Outsourcing. Nur bezeichnet dieser Begriff hochspezialisierte und arbeitsintensive Bereiche mit hochqualifiziertem Personal. Dazu zählen beispielsweise juristische, medizinische oder wissenschaftliche Abteilungen.

Der Begriff Cloud Computing wird zwar immer populärer, aber eigentlich ist dies nur ein Seitenzweig des klassischen IT-Outsourcing. Hier wie dort stellt der Dienstleister dem Auftraggeber kostengünstig Speicherplatz im Netz für seine Daten zur Verfügung und kümmert sich um sämtliche anfallenden, technischen Aspekte. Zu einem selektiven Outsourcing kommt es zumeist dann, wenn die Firmenmitarbeiter nicht ausreichend genug qualifiziert sind, um eine bestimmte und zumeist zeitlich befristete Tätigkeit auszuführen. Dies kann beispielsweise ein Service-Techniker sein, der sich um die unternehmensinterne Telefonanlage kümmert oder ein Buchhalter, der einmal im Jahr die Unternehmensbilanz erstellt. Um Auslaufmodelle kümmert sich die End of Life-Fertigung. Bei dieser Variante übernimmt der Dienstleister die langsam auslaufende Herstellung bereits eingestellter Produktlinien.

Beim – nomen est omen – Vertriebsoutsourcing schließlich wird der Vertrieb eines Unternehmens komplett oder zu Teilen ausgelagert.

Sehr bedeutend – IT-Outsourcing-Dienstleister, die Sie kennen sollten

Inzwischen nutzt fast jedes größere Unternehmen Outsourcing-Angebote in irgendeiner Weise. Die Branche boomt, und insbesondere IT-Outsourcing-Dienstleister (IT-ODS) profitieren davon, dass sich viele Unternehmen aufgrund des allerorten zunehmenden Kostendrucks gezwungen sehen, Einsparungen vorzunehmen. Dies gefällt zum Beispiel dem deutschlandweit bekanntesten IT-ODS T-Systems, das zugleich branchenweit seit Jahren die höchsten Umsätze verzeichnet und beispielsweise die IT-Systeme von Daimler Benz betreut.

Der US-amerikanische IT-ODS-Gigant Unisys unterhält Niederlassungen in über 100 Ländern und ist in Deutschland sehr rührig. Hierzulande ist Unisys sowohl im Dienste der Privatwirtschaft als auch für die öffentliche Verwaltung tätig. Viele Großunternehmen verwandeln inzwischen ihre kompletten IT-Abteilungen in selbständige Unternehmen, die ihre Dienste sowohl dem Ex-Mutterkonzern als auch anderen Kunden anbieten. Dazu gehören beispielsweise RWE IT, der BASF-IT-Service oder der auf Finanzinstitute spezialisierte IT-ODS-Unternehmen FI-TS.

Dasselbe gilt auch für internationale Konzerne wie IBM oder HP, die ihre Outsourcing-Dienste sogar weltweit ihrer Konkurrenz offerieren. Je nach Entfernung zum IT-ODS spricht man übrigens von „Nearshoring“ oder „Farshoring“. Mit Letzterem sind übrigens vor allem südostasiatische Länder gemeint.

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IT Outsourcing

Vorsicht – Wirtschaftsspionage

Oftmals kommt es vor, dass ein Outsourcing-Dienstleister parallel für mehrere Firmen tätig ist, die in einem direkten Konkurrenzverhältnis zueinander stehen. Dies kann für Sie dann heikel werden, wenn der Outsourcing-Dienstleister in Ihrem Haus tätig ist und dort Zugang zu vertraulichen Daten bekommt, die nicht an die Öffentlichkeit, geschweige denn zum Konkurrenzunternehmen gelangen dürfen.

Um dies zu verhindern, sollten Sie sich vor Vertragsabschluss beim Outsourcing-Unternehmen über seine bereits bestehenden oder eventuell geplanten Geschäftskontakte zu Ihren Mitkonkurrenten erkundigen. In solchen Fällen wird es das Beste sein, wenn Sie sich mit entsprechenden Vertragsklauseln zusätzlich absichern. Dabei geht es nicht nur um Datenschutz, sondern auch um die nicht erwünschte Weitergabe unternehmensinterner Arbeitsabläufe sowie das Untersagen der direkten oder indirekten Mitarbeiter-Abwerbung.

Besondere Vorsicht ist insbesondere bei ausgelagerten Tätigkeiten geboten, die das hauseigene IT-System, die Buchhaltung, das Marketing oder – falls vorhanden – die Forschungs- und Entwicklungsabteilung in irgendeiner einer Weise tangieren.

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