Fahrtkosten berechnen: So funktioniert die Fahrtkostenberechnung

In steuerlicher Hinsicht ist das Berechnen von Fahrtkosten sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer empfehlenswert. Arbeitnehmer dürfen Fahrtkosten von ihrem Wohnsitz zum Arbeitsplatz bereits ab dem ersten Kilometer als Werbungskosten geltend machen.

Die buchhalterische Berechnung der tatsächlichen Fahrtkosten aus unternehmerischer oder freiberuflicher Perspektive ist dagegen ungleich komplizierter. Hier müssen zahlreiche Faktoren wie

  • Fahrzeugklasse
  • Verschleiß
  • Zuladungsgewicht
  • Autobahngebühren
  • Versicherung
  • Steuer etc.

berücksichtigt werden.

Schwerpunkt des nachfolgenden Beitrags ist daher die Kalkulation der Fahrtkosten aus der Perspektive eines steuerpflichtigen Arbeitnehmers. Das Wichtigste zuerst:

Abgesehen von wenigen Sonderfällen können Arbeitnehmer pro Arbeitstag nur ihren einfachen Arbeitsweg steuerlich in Abzug bringen, nicht aber die Hin- und Rückfahrt.

Gleiches gilt für Fahrten zu Ausbildungs- oder Fortbildungsstätten, und zwar unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel. Darunter fallen also neben dem eigenen PKW auch Zug, Fahrrad, Boot, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Fahrgemeinschaften, Park & Ride und sogar zu Fuß zurückgelegte Strecken. Ausgenommen von dieser Regelung sind dagegen Flüge sowie Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung gemäß § 3 Abs.32 Einkommensteuergesetz (EStG).

Die Messung der Arbeitswegstrecke

Fahrtkosten berechnenDie einfachste Messmethode der Entfernung zur Arbeitsstätte bietet das Internet. Mit einem Online-Kartendienst wie Google Maps lässt sich die kürzeste Entfernung in Sekundenschnelle ermitteln. So verfährt übrigens auch das Finanzamt bei der Überprüfung Ihrer Angaben. Versuchen Sie also besser nicht, bei Entfernungsangaben zu übertreiben. Wobei noch zu berücksichtigen ist, dass das Finanzamt durchaus eine längere Wegstrecke akzeptiert – jedoch nur, wenn diese verkehrsgünstiger ist, d.h. nachweislich zu einer Fahrzeitersparnis gegenüber der kürzesten Wegstrecke führt.

Ein typisches Beispiel dafür wäre eine Großbaustelle, die auf dem kürzesten Arbeitsweg liegt. In solchen Fällen genügt es zumeist, der Steuererklärung eine kurze, formlose Begründung beizulegen.

Steuer-Tipp: Sie können Ihre voraussichtlich entstehenden Fahrtkosten auch im Voraus steuerlich in Anrechnung bringen, indem Sie einen entsprechenden Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. Diesen Freibetrag wird das Finanzamt bei Ihrer monatlichen Lohnabrechnung berücksichtigen.

Fahrtkosten als Werbungskosten

Gemäß § 9 Absatz 4 EStG zählen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu den steuerlich absetzbaren Werbungskosten.

Zur Abgeltung seiner Aufwendungen darf der Arbeitnehmer eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Höhe von 0,30 Euro ansetzen.

Man spricht hier auch von der Pendler- oder Entfernungspauschale Allerdings ist diese Summe auf 4 500 Euro pro Kalenderjahr begrenzt. Ein höherer Betrag darf nur angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt. Durch Unterlagen müssen Sie dem Amt glaubhaft machen, dass Sie diese Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte selbst zurückgelegt haben. Dafür eignen sich beispielsweise ein Fahrtenbuch, Kundendienst- und Reparaturrechnungen oder ein TÜV-Bericht, aus denen die Kilometerleistung des von Ihnen benutzten Fahrzeugs hervorgeht. Die tatsächlich entstandenen Unkosten müssen dagegen nicht belegt werden. Sind die realen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel höher als die Entfernungspauschale, so werden sie ebenfalls berücksichtigt. In solchen Fällen sollten Sie Ihre tatsächlichen Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) angeben.

Tatsächliche Kosten oder Kilometersatz?

Bezüglich der steuerlichen Fahrtkosten Berechnung hat der Arbeitnehmer die Wahl. Er kann laut § 9 Absatz 4a EStG entweder:

  • seine tatsächlichen Aufwendungen, die ihm durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen absetzen, oder
  • die Fahrtkosten mit pauschalen Kilometersätzen steuerlich geltend machen.

Unterhält der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen einen zweiten Wohnsitz im Inland, kann er Fahrtkosten für eine wöchentliche Familienheimfahrt als Werbungskosten steuerlich in Abrechnung bringen. Dies gilt jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer dafür von seiner Firma im Rahmen einer Einkunftsart ein Kraftfahrzeug gestellt bekommt. Dies erscheint auch logisch, denn wenn der Arbeitgeber ohnehin für sämtliche Fahrzeugkosten aufkommt, entstehen ihm auch keine Kosten.

Das Kilometergeld

Dienstfahrten, die im Auftrag des Arbeitgebers im privaten Auto durchgeführt werden, lassen sich auch alternativ mit dem amtlichen Kilometergeld pauschal abgelten. In diesem Fall bezahlt der Arbeitgeber die Kosten pro gefahrenem Kilometer. Kommen weniger als 30.000 km (PKW) respektive 1500 km (Fahrrad) pro Jahr zusammen, muss dieser Betrag nicht versteuert werden.

Die Voraussetzungen für einen Anspruch auf Kilometergeld sind:

  • es handelt sich um eine Dienstfahrt
  • der amtliche Kilometersatz wird nicht überschritten
  • die Dienstfahrten werden in einem Fahrtenbuch oder einer vergleichbaren Unterlage protokolliert
  • der Arbeitnehmer kommt selber für die Betriebskosten des Fahrzeugs auf – er muss allerdings nicht notwendigerweise dessen Eigentümer sein.

Es gelten folgende Kilometergeld-Sätze:

FahrzeugtypKilometergeldsatz (in Euro)
PKW0,42
Motorrad/Motorfahrrad0,24
Pro mitfahrende Person0,05
Fahrrad/Fußgänger (mind. 2 km)0,38

Medizinisch bedingte Fahrtkosten

Fahrtkosten, die im Zusammenhang mit einer durch die Krankenkasse bewilligten stationären Leistung stehen, werden in aller Regel von der gesetzlichen Krankenkasse übernommen. Darunter können auch Fahrten zu einer ambulanten Krankenbehandlung fallen, vorausgesetzt diese ersetzen eine stationäre oder teilstationäre Krankenhausbehandlung. Bei normalen, ambulanten Behandlungen jedoch übernimmt die Krankenkasse die Fahrtkosten nur in Einzelfällen wie etwa bei einer Dialyse oder Chemotherapie sowie bei Schwerbehinderten ab Pflegestufe II. Für Menschen mit einer mindestens 50 prozentiger Behinderung gilt eine Sonderregel: Da deren tatsächliche Fahrtaufwendungen meistens deutlich höher als im Normalfall sind, können Behinderte jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer in Anrechnung bringen, also sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt.

Für die Steuer Fahrtkosten berechnen

Angenommen ein Arbeitnehmer nutzt für die Fahrten von seiner Wohnung zu seiner 20 km entfernten ersten Tätigkeitsstätte den Bus und die Bahn. Die Monatskarte für den Bus kostet ihn 50 Euro und die für die Bahn 65 Euro, zusammen also 115 Euro. Damit ergibt sich für das gesamte Kalenderjahr eine Entfernungspauschale von:

220 Arbeitstage x 20 km x 0,30 Euro = 1 320 Euro

Die für die Nutzung von Bus und Bahn pro Kalenderjahr anfallenden tatsächlichen Aufwendungen betragen jedoch

12 x 115 Euro = 1 380 Euro

Da diese realen Benutzungskosten (1.380 Euro) die Entfernungspauschale (1.320 Euro) übersteigen, könnte und sollte er den höheren Betrag steuerlich geltend machen, ergo die besagten 1 380 Euro. Würde er dagegen beispielsweise für die Tickets nur 1000 Euro pro Jahr ausgeben, sollte er natürlich die 1320 Euro Entfernungspauschale wählen. Im Internet tummeln sich viele Fahrtkosten Rechner, mit denen Sie in Sekundenschnelle ermitteln, mit welcher Methode Sie (wortwörtlich) günstiger fahren. Geben Sie bei Ihrer Suchmaschine einfach „Berechnung Fahrtkosten“ oder „Fahrtkosten berechnen Steuer„ ein und Sie werden schnell fündig. Selbständige, die beruflich viel unterwegs sind, könnten es dagegen mit der Begriffskombination „Fahrtkosten berechnen Handwerker“ probieren. Sie müssen also in steuerlicher Hinsicht nicht Ihre tatsächlich entstandenen Kosten pro Kilometer berechnen, sondern lediglich die Kilometer berechnen.

Wie berechne ich Fahrtkosten?

Die Berechnung von Fahrtkosten ist simpel. Ermitteln Sie die Länge Ihres Arbeitswegs und holen Sie sich einen Taschenrechner. Das nachfolgende Standard-Beispiel geht davon aus, dass die Entfernung zwischen Ihrem Wohnsitz und Ihrer Arbeitsstätte 40 Kilometer beträgt und Sie Ihr eigenes Fahrzeug benutzen. Die Fahrtkosten berechnen Formel lautet daher in diesem Fall:

40 km x 0,30 Euro = 12 Euro (Abzugsfähige Kosten für einen Arbeitstag)

So berechnen Sie auch die Kosten pro Kilometer Auto. Auf dieser Basis lassen sich auch monatliche Fahrtkosten berechnen. Bei 250 Arbeitstagen pro Jahr können Sie folglich Fahrtkosten Auto in Höhe von 250 x 12 = 3000 Euro steuerlich geltend machen. Wenn Sie an mehreren Arbeitsstätten eines Arbeitgebers arbeiten, legt der Arbeitgeber eine davon als Haupttätigkeitsstätte fest. Nur Fahrten zu dieser Haupttätigkeitsstätte werden steuerlich mit der Kilometerpauschale abgerechnet.

Fahrten zu den Nebentätigkeitsstätten können hingegen steuerlich als Dienstreisen abgesetzt werden, d.h. hier zählen dann sämtliche gefahrenen Kilometer, also ausnahmsweise sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt.

Fahrtkosten Rechner: Berechnen Sie die Benzinkosten für Ihre Mitfahrer

Wenn man andere Personen mitnimmt (z.B. über eine Mitfahrgelegenheit), muss man die Benzinkosten pro Mitfahrer berechnen. Mit diesem Online-Rechner ist das kein Problem: tragen Sie einfach die Strecke, den Durchschnittsverbrauch, den aktuellen Benzinpreis und die Anzahl der Mitfahrer ein. Das Tool errechnet dann automatisch den Betrag, der pro Mitfahrer im Auto anfällt. Der ausgerechnete Betrag wird automatisch auf volle Euro-Beträge gerundet.